Todo inventário começa com três documentos: a certidão de óbito, os documentos pessoais dos herdeiros e a prova de propriedade de cada bem deixado — sem esses três, nenhum cartório ou vara consegue dar o primeiro passo.
O resto da lista varia conforme o patrimônio: quem deixou um apartamento e uma conta bancária reúne muito menos papel do que quem deixou imóvel rural, participação em empresa e um financiamento em aberto. Abaixo está a lista organizada por grupo, com a indicação de onde cada documento é obtido. A ideia é que você consiga separar quase tudo sozinho antes da primeira reunião com o advogado.
Quais documentos do falecido são indispensáveis?
Esse é o bloco que identifica quem faleceu, quando faleceu e qual era o estado civil na data do óbito. O estado civil é decisivo: ele define o regime de bens do casamento e, por consequência, quanto do patrimônio é meação do cônjuge sobrevivente e quanto entra na herança.
- Certidão de óbito — emitida pelo Cartório de Registro Civil onde o óbito foi registrado. Peça pelo menos duas vias, porque bancos e órgãos costumam reter uma.
- RG e CPF, ou CNH, do falecido.
- Certidão de casamento atualizada (emitida há poucos meses) com as averbações, ou certidão de nascimento, se era solteiro. Se havia divórcio anterior, a certidão precisa trazer a averbação.
- Pacto antenupcial registrado, quando o casamento não seguiu o regime legal.
- Comprovante do último endereço, que ajuda a definir o foro competente no caso de inventário judicial.
- Certidão de inexistência de testamento, expedida pela Central Notarial de Serviços Eletrônicos Compartilhados (CENSEC). É exigida tanto no cartório quanto no processo.
O que os herdeiros precisam apresentar?
Cada herdeiro entra no inventário com sua própria qualificação completa, e o cônjuge ou companheiro sobrevivente entra também nessa lista, mesmo quando participa apenas para receber a meação.
- RG e CPF de cada herdeiro e do cônjuge ou companheiro sobrevivente.
- Certidão de nascimento (herdeiros solteiros) ou de casamento atualizada (herdeiros casados), com averbações.
- Comprovante de endereço e profissão de cada um.
- Documentos do cônjuge de cada herdeiro casado, porque a partilha de imóvel pode exigir a concordância dele.
- Se algum herdeiro já faleceu, a certidão de óbito dele e a documentação dos filhos que o substituem na sucessão.
- União estável: escritura pública de união estável, contrato ou, na falta desses, o conjunto de provas da convivência.
Herdeiro menor de idade ou incapaz muda o caminho: nesse caso, o inventário precisa correr na Justiça, com participação do Ministério Público, e não pode ser feito em cartório.
Quais documentos comprovam cada bem?
Aqui está a parte que mais atrasa o processo. Cada bem exige uma prova específica de titularidade e um documento que sirva de base para calcular o imposto.
Imóveis
- Certidão de matrícula atualizada, emitida pelo Registro de Imóveis da circunscrição do bem. É a certidão que mostra quem é o dono e se existe penhora, hipoteca ou usufruto.
- Carnê de IPTU ou certidão de valor venal do ano corrente (imóvel urbano), emitido pela prefeitura.
- Certidão negativa de débitos municipais do imóvel.
- Imóvel rural: certificado de cadastro no INCRA (CCIR), comprovante de ITR dos últimos exercícios e, quando existir, o cadastro ambiental rural.
- Imóvel financiado: contrato de financiamento, saldo devedor atualizado e informação sobre seguro prestamista, que em muitos contratos quita a dívida com o falecimento.
Veículos, contas e investimentos
- CRLV do veículo e pesquisa de valor de mercado na data do óbito.
- Extratos bancários e de investimentos com o saldo na data do óbito, fornecidos pela instituição mediante apresentação da certidão de óbito.
- Posição de previdência privada — vale conferir, porque planos do tipo VGBL costumam ser pagos diretamente ao beneficiário indicado, fora do inventário.
- Cotas de sociedade: contrato social atualizado e balanço, para apurar o valor da participação.
- Consórcios, precatórios, restituição de imposto de renda e valores a receber de empregador ou do INSS.
Dívidas e obrigações
As dívidas também entram no inventário: elas são pagas com o próprio patrimônio deixado, dentro do limite da herança. Reúna contratos de empréstimo, faturas em aberto, financiamentos, condomínio atrasado e certidões negativas de tributos federais, estaduais e municipais.
Por que a certidão de matrícula precisa ser atualizada?
Porque a matrícula é o retrato oficial do imóvel, e ela muda. Uma certidão de cinco anos atrás pode não mostrar uma penhora recente, um usufruto, uma construção averbada depois ou até uma venda anterior que nunca foi registrada. Cartórios e varas exigem certidão emitida há pouco tempo — na prática, trabalha-se com prazo de 30 dias — justamente para evitar partilhar um bem em situação diferente da que consta no papel antigo.
É comum descobrir nessa etapa que o imóvel nunca chegou a ser registrado em nome do falecido, ou que ele mesmo herdou o bem sem fazer inventário. Quando isso acontece, é preciso resolver a cadeia registral antes — assunto tratado no artigo sobre imóvel de herança que nunca foi para o nome dos herdeiros.
Como fica a documentação quando existe testamento?
Além da lista comum, entram a certidão da CENSEC apontando o testamento, a cópia autêntica do ato e a comprovação de que ele foi aberto e registrado judicialmente. Depois da alteração introduzida pela Lei nº 14.382/2022 no Código de Processo Civil, o inventário pode ser feito por escritura pública mesmo havendo testamento, desde que todos sejam maiores, capazes e estejam de acordo, e que o testamento já tenha passado pelo procedimento judicial de abertura e registro ou tenha sido expressamente autorizado pelo juízo competente.
Qual documento é usado para calcular o imposto?
No Rio Grande do Sul, a transmissão por herança é tributada pelo ITCMD, administrado pela Receita Estadual. A declaração é feita em sistema próprio do Estado e a base de cálculo é o valor dos bens na data do óbito — para imóveis, é a Receita Estadual que faz a avaliação, e não simplesmente o valor do IPTU. Por isso, quanto mais completos forem os documentos de cada bem, menor a chance de intimação para complementar informação e refazer o cálculo.
Alíquotas, faixas de isenção e regras de parcelamento do ITCMD/RS mudam com a legislação estadual. Confirme os números vigentes na Receita Estadual do RS antes de fazer contas.
Em que ordem reunir tudo sem perder tempo?
- 1.Certidão de óbito e certidão de casamento ou nascimento atualizada do falecido.
- 2.Certidão da CENSEC sobre existência de testamento.
- 3.Documentos pessoais de todos os herdeiros e do cônjuge sobrevivente.
- 4.Certidão de matrícula atualizada de cada imóvel e carnê de IPTU.
- 5.Extratos bancários, documentos de veículos e demais bens.
- 6.Levantamento das dívidas e certidões negativas.
- 7.Análise do conjunto para definir o caminho: escritura em cartório ou processo judicial.
Reunir documento não é burocracia inútil: é o que define quanto tempo o inventário leva. Falta de certidão atualizada e imóvel com registro irregular respondem pela maior parte dos atrasos.
Perguntas frequentes
- Quanto tempo leva para reunir os documentos de um inventário?
- Quando os bens estão regulares e a família tem os papéis à mão, duas a quatro semanas costumam bastar. Se houver imóvel com matrícula desatualizada, bem em outro município ou participação societária, o levantamento se estende, porque depende de cartórios e órgãos diferentes.
- Preciso dos documentos originais ou cópias servem?
- Certidões precisam ser vias originais e atualizadas — de óbito, de casamento, de matrícula do imóvel. Documentos pessoais, contratos e extratos costumam ser aceitos em cópia, com apresentação do original quando exigido pelo cartório ou pelo juízo.
- O banco fornece o saldo da conta antes do inventário?
- Sim. Apresentada a certidão de óbito e comprovada a condição de herdeiro, a instituição fornece a posição de saldos e investimentos na data do óbito. O que não é possível é movimentar os valores antes da autorização no inventário.
- E se faltar um documento no meio do processo?
- O procedimento fica suspenso até a juntada. No cartório, o tabelião não lavra a escritura; no processo judicial, o juiz intima para complementar. Por isso vale conferir a lista inteira antes de protocolar.
Sobre o autor
Rodrigues & Silva Advocacia atua em Porto Alegre desde 2013, com foco em família e sucessões, direito imobiliário e contratos. Os sócios Milena Silva (OAB/RS 83.791) e Vinícius Rodrigues (OAB/RS 81.097) respondem pelos casos do escritório. Conheça o escritório.
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